「47,000施設の検査を約100人の職員で担う」

東京都下の保育園や介護施設等の指導検査を一手に担う福祉局指導監査部。

膨大な量の検査を全て紙ベースで行っていたという。

「手書きの資料をパソコンで転記」
「情報が多元化している」

様々な課題を抱えていた検査業務の改善に向けて、システムのオンライン化に取り組んだ職員たちに話を聞いた。

実現に向かうそのプロセスからは、現場起点でDXを推し進めるコツが見えてきた。

（左から石川課長・亀山課長）

（左から坂本部長・田中課長代理・鈴木主任）

「紙に手書きしたものを、システムに何度も転記する」
指導検査を担う現場が抱える課題感

鈴木（リディラバジャーナル編集部）福祉局指導監査部とは、どんな業務を担っている部署ですか？

田中課長代理保育施設や、高齢者向け施設、障害者施設等を対象に、指導検査をしている部署になります。

これらの事業者に対しては、都道府県が定期的な検査を実施するよう法律で定められており、都民の皆様が安心してサービスを利用できるよう、日々検査に取り組んでいます。

鈴木指導検査の対象はどのくらいの規模になるのでしょうか。

田中課長代理福祉局が管轄している施設は合計で、120分野、約47,000施設となります。

120分野というのは、例えば保育施設と一概に言っても、その中には「認可」「認証」「認可外」「居宅訪問型」など細かく種類が分かれていて、それらを合計したものになります。

鈴木47,000施設！さすがは東京都、物凄い数ですね。

それだけの検査規模を、現在何人で担当されてらっしゃるんですか。 

田中課長代理おおよそ100人で担っています。

鈴木単純計算でも1人あたり470施設を検査する勘定になりますね。1人あたりの負荷はかなり高そうに感じます。

坂本部長現時点で47,000施設ですが、都民へのサービス向上から、保育所や高齢者施設などは年々増加傾向にあります。

一方で、対象施設が増えたからと言って、職員はそう簡単に増やせません。

限られた人員で、最大限の努力をしてはいますが、指導検査できる数は限られますので、業務の効率化は待ったなしの状態でした。

鈴木業務効率化の手段としてDX化に着手されたということですね。

今回、検査システムを全てデジタル化したとのことですが、デジタル化以前はどんな状態で、どんな課題感があったのですか？

鈴木主任大きく2つの課題がありました。

ひとつは、あらゆるやり取りが「紙」ベースになっていること。

検査当日は施設に大量の書類を持参しなければならず、その大量の資料を拡げながら先方とやりとりをしています。

また、検査結果はその場で紙に手書きをして、コピーを取って先方に渡しています。庁内に帰った後は、手書きした検査結果を転記しなければなりません。

鈴木手書きしたものを転記。47,000施設分の検査で、常に転記業務が生じる状態は、確かに非効率ですね。

鈴木主任さらに負担だった点として、同じ検査結果を複数のシステムや帳票に転記する必要がありました。

なぜなら、様々な情報が一元管理されておらず、多元的に管理されていたからです。

例えばですが、当日、施設で確認した内容を手書きで帳票に記録し、その内容を検査結果の概要に入力し、かつ施設に通知する検査結果のシステムに入力する、というような状態になっていました。

この、情報の多元化を解消することが、2つ目の課題感でした。

 「二度手間から解放された」
独自に開発したシステムの内容を公開

鈴木課題解決のために、具体的にはどのようなシステムが導入されたのでしょうか。

鈴木主任従来の膨大な紙をベースとした煩雑な業務から、タブレット等を活用して全てクラウド上で処理・管理するシステムに刷新していきました。

Shidoukensa DXの略で「SDX」と呼んでいます。

鈴木SDXとは具体的にどのようなシステムなのか、具体的に改善されたポイントを教えて頂けますか。

鈴木主任各法人の情報や、検査の情報等、全ての情報をこのクラウド上で一元管理できるようになりました。

例えば、相手に送る文書の管理番号とか、 内部での決裁を始めた日とか、決裁が終わった日といった細かな情報まで、あらゆる情報が一元管理できる仕組みになっています。

指導検査当日に大量に持ち込んでいた書類も、タブレット等を見せながら先方と確認が出来るようになり、従来手書きしていた結果についても、その場でクラウド上に入力が可能となりました。

これにより、膨大な紙の管理、手書き情報のシステム転記といった二度手間から解放されました。